Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện có cần kinh nghiệm không ? Đây là câu hỏi của khá nhiều khách hàng và nhiều người hoạt động trong lĩnh vực sự kiện. Hôm nay, tổ chức sự kiện Bình Dương sẽ cùng mọi người là sáng tỏ vấn đề này.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ ?

Tổ chức sự kiện là khái niệm không còn mới mẻ đối với người Việt Nam, tuy nhiên để hiểu rõ và hiểu sâu về sự kiện thì hầu như không có nhiều người. Do đó dẫn đến nhiều sai lệch trong việc tư vấn lẫn thi công.

Sự kiện nếu được hiểu theo từ điển tiếng Việt thì đó là một sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với một tổ chức nào đó: ví dụ như khai trương công ty, khánh thành doanh nghiệp, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam,… thì mới được xem là sự kiện.

Một bộ phận khác lại hiểu một sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật.

Một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm.

Vậy tóm gọn lại ” Sự Kiện” là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

NÊN XEM: TỔ CHỨC LỄ KHỞI CÔNG – ĐỘNG THỔ

CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÊN THẾ GIỚI

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

NÊN XEM: TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH

CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM

• Tổ chức lễ khai trương công việc kinh doanh.
• Tổ chức lễ khánh thành doanh nghiệp.
• Tổ chức lễ khởi công, động thổ công trình xây dựng.
• Tổ chức các sự kiện âm nhạc, cộng đồng.
• Tổ chức các sự kiện mở bán sản phẩm, giới thiệu sản phẩm.

Bên cạnh đó, các sự kiện tổ chức theo yêu cầu của khách hàng như cưới hỏi, tất niên, tân niên, sinh nhật và nhiều loại hình khác.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÓ CẦN KINH NGHIỆM KHÔNG

Với quy mô tổ chức của từng sự kiện thì yêu cầu kinh nghiệm và khả năng thực hiện sự kiện đó càng khó khăn. Do vậy, để tổ chức một sự kiện phải cần có một đội ngũ kinh nghiệm kèm theo những thiết bị hiện đại để đáp ứng nhu cầu cho từng sự kiện.

KINH NGHIỆM CẦN CÓ KHI LÀM SỰ KIỆN

• Gặp khách hàng để nắm bắt thông tin và mục đích của sự kiện.
• Tư vấn lựa chọn địa điểm, nhân sự, trang thiết bị. Báo giá cho nhà cung cấp dịch vụ và nhà đầu tư.
• Lập kế hoạch cho sự kiện, bao gồm phạm vi, thời gian, địa điểm, ngân sách.
• Kiểm tra, đảm bảo các hạng mục đạt yêu cầu (như là địa điểm, trang thiết bị, nhân sự).
• Phối hợp các dịch vụ sự kiện với các công ty khác, ví dụ như thiết bị âm thanh ánh sáng, công ty người mẫu…
• Giám sát trong toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện, đảm bảo đối tác ký kết hợp đồng và người tham gia sự kiện hài lòng. Ứng biến và xử lý trong trường hợp có sự cố.
• Xem lại các hóa đơn, xác nhận làm thủ tục thanh lý hợp đồng.

KỸ NĂNG CẦN CHO SỰ KIỆN LÀ GÌ

Có kỹ năng giao tiếp.

Có đam mê với công việc tổ chức sự kiện và nhiệt huyết. Đây là yếu tố vô cùng cần thiết của một nhà tổ chức sự kiện. Công việc của họ liên quan đến khá nhiều lĩnh vực và có thể đối diện với nhiều sự cố như là việc thiếu trang thiết bị, thiếu nhân sự, tiến lùi ngày tổ chức, thay thế hạng mục chương trình… Nếu không có một năng lượng lớn cùng với sự đam mê thì khó có thể làm được.

Có sự sáng tạo, đảm bảo tạo ra sự độc đáo, ấn tượng. Một trong các yếu tố thành công của sự kiện là sự bất ngờ, hãy đảm bảo bữa tiệc không theo một mô típ quá quen thuộc và gây sự nhàm chán.

Sự linh hoạt trong công việc. Hãy biết cách thích nghi với hoàn cảnh, nhân sự và trang thiết bị mà bạn có. Đừng bảo thủ hay cố gắng tổ chức sự kiện theo một khuôn khổ nhất định.

Có sự quan sát tốt, chi tiết. Giám sát là một trong các công việc của đơn vị tổ chức, hãy đảm bảo mọi thứ luôn ở đúng chỗ, một sai sót cũng có thể dẫn đến vấn đề lớn.

Là một người đúng giờ, biết sắp xếp thời gian lịch trình công việc, cũng như lịch trình trong toàn bộ quá trình diễn ra các hạng mục chương trình.

Có kỹ năng lãnh đạo. Người tổ chức phải là người có kỹ năng lãnh đạo đội ngũ nhân sự, biết thúc đẩy tinh thần cho các nhân sự phục vụ, như lễ tân, Pg, đội ngũ loa đài, âm thanh ánh sáng…

Kỹ năng về tổ chức. Kỹ năng tổ chức có thể học và lấy kinh nghiệm, đây là kỹ năng quan trọng nhất. Tuy nhiên có những người sinh ra “không dành” cho kỹ năng này.

Có sự thành thạo về máy tính, điện thoại, am hiểu công nghệ. Điều này rất hữu dụng trong toàn bộ quá trình tổ chức, từ việc đánh word, excel để lên kịch bản, viết content truyền thông.

LIÊN HỆ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Công ty tổ chức sự kiện Bình Dương – Nguyễn Event

Điện thoại: +84985554139

Website: https://nguyenevent.com/

Email: ad.nguyenevent@gmail.com